Comunidades de práctica: una forma casi perfecta de intercambiar el conocimiento
Cuando varias personas que no se conocen se juntan, empiezan a establecer unas relaciones que les permiten intercambiar impresiones, conocer los gustos e intereses de los demás, compartir anécdotas, etc. Estas relaciones, si se mantienen, hacen que se genere mayor confianza y que entre ellos puedan planificarse actividades. Cuando los miembros de dicho grupo deciden llevar a cabo un proyecto con unos objetivos concretos y asignando a cada uno de ellos unas funciones y responsabilidades para realizar las tareas, empiezan a constituir lo que podría considerarse un grupo de trabajo. Puede ocurrir que en dicho grupo haya personas muy expertas pero que trabajen de forma muy independiente y no quieran compartir sus conocimientos ni su experiencia con los demás, limitándose simplemente a realizar sus tareas. Esta sería la diferencia fundamental con una comunidad de conocimiento: todos los miembros están plenamente concienciados de la importancia y necesidad de compartir sus nociones y la experiencia que han adquirido. Aúnan sus intereses y comparten sus ideas, construyendo una base de conocimiento para retroalimentarse y seguir aprendiendo cada día más de las materias que abordan. Son lo que denominaríamos «arquitectos del conocimiento».
Crear una comunidad de conocimiento no es un trabajo sencillo porque, además, una vez formada, el siguiente paso es conseguir que pase a ser una comunidad de práctica, donde la organización, los procesos, procedimientos, los roles de los miembros, las reglas de actuación y la estrategia están muy bien definidas y formalizadas. Los participantes actúan como un equipo perfectamente instruido y alineado con los objetivos de la comunidad realizando las actividades de forma regular y no eventual como en las primeras.
Para constituir una comunidad hace falta tener en cuenta muchos aspectos. Para poder entender los requerimientos que necesita de forma sencilla emplearemos un símil relacionado con el deporte. Supongamos que queremos formar un equipo de fútbol para jugar en primera división y ocupar los primeros puestos de la liga. Una de las cuestiones prioritarias es conseguir seleccionar los mejores jugadores, entrenadores y preparadores físicos de mayor nivel. Otros aspectos importantes son su preparación y entrenamiento, no solo desde el punto de vista de preparación física, sino también relacionados con su capacidad de concentración previa al partido, su visión de juego, etc. Muy relevantes son también los medios con que cuenten para llevar a cabo sus actividades, como las instalaciones deportivas, aulas de formación, etc. Todo ello seguiría siendo insuficiente si no conseguimos forjar en cada uno de los jugadores el espíritu de equipo, el apego a los valores del club, el sentimiento de pertenencia así como concienciarles de la importancia del esfuerzo y de la colaboración entre ellos.
En una comunidad sucede algo parecido, todo debe ser tenido en cuenta con el máximo rigor para facilitar que funcione. No puede crearse una comunidad porque alguien con máxima responsabilidad en una organización decida que sus integrantes deben ser unas personas determinadas. Esto sería igual que si en el equipo de fútbol incluyéramos un delantero porque un familiar de la junta directiva del club quisiera incorporarlo. Muchas comunidades no han tenido éxito sencillamente porque no ha existido un criterio de selección riguroso con las personas que debían constituirla.
A través de la metodología que establece la gestión eficaz del conocimiento, lo primero que se analiza son los perfiles de las personas que van formar parte de la comunidad. Se llevan a cabo pruebas para determinar qué personas tienen mejor actitud y mayor capacidad para poder ser miembros de ella. Un aspecto muy importante es valorar la actitud de dichas personas para compartir sus conocimientos y aportar valor a las ideas de los demás, el interés particular no puede prevalecer frente al interés común y esto es algo que debe cumplirse desde el primer momento. Las comunidades requieren también bastante tiempo de preparación. Los integrantes deben entrenarse para incrementar su capacidad de asimilar conocimientos, extrapolar buenas prácticas, formular ideas eficaces, dar respuesta frente a diferentes situaciones y dificultades, saber identificar fácilmente las fuentes de conocimientos clave que les permitan avanzar en sus trabajos e investigaciones, etc.
Además, deben aprender todos los pasos de la metodología, procesos, procedimientos, roles que deben asumir en la realización y validación de propuestas, tiempos de dedicación, qué estrategia seguir y qué protocolos de actuación deben poner en práctica frente a ciertos riesgos o dificultades.
Los medios con que cuenten, tales como los sistemas y herramientas que permitan agilizar enormemente el intercambio de conocimientos, también son fundamentales.
Otras de las cosas importantes a considerar es la necesidad de una estrecha colaboración entre sus miembros, el sentimiento de equipo y de pertenencia a la comunidad, así como los intereses y fines que persigue.
Este es un aspecto crítico a la hora de crear una comunidad. Algunas empresas las han constituido con personas de diferentes organizaciones o áreas, pero no han sabido aunar los intereses ni dar el grado de libertad en la toma de decisiones que se requería. Si cada compañía interfiere de forma directa o indirecta en las personas que la integran para beneficiarse de manera particular, la imparcialidad se verá condicionada y los conflictos de intereses acabarán retrasando las decisiones y menoscabando la eficacia de sus acciones.
Por ultimo destacar la importancia de establecer un sistema de reconocimiento y valoración a las actividades y méritos obtenidos. No es sencillo que una comunidad tenga el éxito que se espera si este sistema no se incorpora, pues en un momento determinado puede que su actividad decaiga.
Son muchas las tareas y aspectos a cuidar y numerosas las comunidades que no han funcionado porque no se han tenido en cuenta pero también es verdad que, si se logra constituir una autentica comunidad de práctica, los resultados son extraordinarios. Hablamos de un grupo de personas con una capacidad para gestionar los conocimientos tres o cuatro veces superior a lo que podría considerarse un comité de expertos tradicional, hablamos de personas que aúnan sus intereses y esfuerzos para constituir una inteligencia colectiva capaz de innovar y generar ideas muy superior a lo que podríamos encontrar en los equipo de trabajo de profesionales con mucho talento. Nos referimos a personas perfectamente coordinadas que utilizan una base de conocimiento cada vez mayor que les permite tomar en cada momento cada decisión con menor margen de error. La comunidad de práctica establece una forma casi perfecta de intercambiar el conocimiento, muy difícil de conseguir, pues requiere tiempo, mucho esfuerzo y un coste que muchas empresas no están dispuestas a invertir aunque sus resultados sean muy prometedores.
Sin embargo, aun cumpliendo todos los requerimientos, no llegaríamos a conseguir la máxima utilidad si no es a través de la bondad de su finalidad. Si la comunidad de práctica sirve únicamente para un fin lucrativo de una organización sin contemplar aspectos como el bien común, la protección del entorno natural, la solidaridad con los demás y el apoyo a valores como la honestidad, la tolerancia o la transparencia, estaremos constituyendo una sociedad más desigual a favor de aquellos que emplean mejor y en su provecho el conocimiento.
Existen proyectos prioritarios con un valor social enorme hacia los cuales deben encaminarse primeramente todos los esfuerzos, como son la formación de comunidades de práctica para luchar a favor de la curación de las denominadas enfermedades raras, contra el ébola, los casos de alzhéimer, etc. Comunidades de práctica para favorecer la diversidad, la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Comunidades para incrementar los aspectos de seguridad ciudadana, para evitar las desigualdades sociales o para mejorar las metodologías de trabajo.
Día a día nos daremos cuenta de que el conocimiento se va convirtiendo en uno de los activos de mayor valor en el ser humano, la verdad sin máscara que nos acerca a la certeza. Poco a poco todas las empresas y entidades públicas dedicarán más recursos para gestionarlo y lo único que espero es que, cuando ese día llegue, seamos capaces todos de darnos cuenta de la importancia de emplearlo hacia fines de interés social y común.