La gestión eficaz del conocimiento es una nueva metodología enfocada en la administración y divulgación de todas  las actividades y técnicas para gestionar de forma práctica el conocimiento. El fin que persigue es  aprovechar al máximo el conocimiento existente y capacitar a las personas que las utilicen a tomar mejores decisiones, incrementar su rendimiento y crear ideas basadas en valores sociales. Estos valores se centran en la colaboración, la solidaridad y el respeto por el entorno actual y por las personas que conviven dentro de él. La gestión eficaz del conocimiento engloba todas las actividades que posibilitan la consecución de este fin, entre las que se encuentran:

1. Crear nuevos conocimientos.
2. Actualizar los que existen para formar una base de conocimiento provechosa.
3. Identificar los gaps de conocimiento importantes y los conocimientos útiles.
4. Organizar y formalizar los conocimientos para que puedan utilizarse con mayor facilidad.
5. Preservarlos para evitar que se pierdan.
6. Evaluar el nivel de madurez existente en la gestión del conocimiento para favorecer su incremento.
7. Difundirlos  y compartirlos para facilitar el desarrollo equilibrado.

La gestión eficaz del conocimiento se fundamenta en cinco principios fundamentales.

 

1. La retroalimentación del conocimiento como factor clave de mejora continua.

Cada tarea que realizamos nos facilita saber más. Continuamente aprendemos algo, ampliando nuestra base de conocimiento, pero el tiempo hace que olvidemos cosas que son importantes y que mucho de lo que hemos aprendido si no lo actualizamos pierda utilidad. Como tenemos que dar respuesta a innumerables cuestiones que surgen y a los cambios que tiene lugar, tenemos que ir retroalimentando dicho repositorio de conocimiento de forma permanente. No solo con nuestras experiencias sino también con las de los demás. Si nos limitamos a actuar de forma automática sin aprovechar las experiencias pasadas, sin aprender de los errores, sin reflexionar ni analizar lo que ha funcionado bien y lo que no y sin contar con las aportaciones de otras personas, estaremos desaprovechando la oportunidad de actuar de forma idónea. Es necesario analizar las causas que han determinado el éxito, el retraso o el fracaso en la consecución de una acción, extraer las conclusiones principales y extrapolar las mejores prácticas. De esta manera, podremos dar los pasos necesarios para conseguir mejorar.

 

2. La difusión del conocimiento y el intercambio de ideas como núcleo central de desarrollo de cualquier organización.

Cuando un grupo de individuos intercambian ideas, contrastan lo que conocen y  amplían la información con otros puntos de vista. Una idea puede parecer buena, pero quizás no tenga éxito si previamente no se consideran todos los aspectos que aseguren su puesta en marca. Al exponerse de forma conjunta, se aportan opiniones y comentarios, que ayudan a mejorarla, adaptarla o sustituirla por otra más idónea. Este proceso contribuye, siempre que se lleve a cabo de forma constructiva, a aportar valor a las diferentes iniciativas que se desarrollen. Si a ello se añade que las personas que participan son expertos en cada una de las materias que se tratan el resultado es aún más positivo. Aunque siempre se ha valorado positivamente la adquisición del conocimiento, la retención de este en pocas personas, ha generado un problema que no siempre se ha previsto bien. Muchas empresas no han dedicado demasiados esfuerzos a evitarlo y solo se han centrado en dar un reconocimiento especial a quienes lo poseen, sin darse cuenta del grave problema que la dependencia de ellas puede originar. El problema es tanto mayor cuanto más importante es su intervención en las actividades clave que una compañía lleva a cabo. Cuando estas personas se van o no pueden acudir a su puesto de trabajo, las tareas de otros empleados se ven afectadas notablemente generando retrasos o problemas graves. Si dichas personas abandonan la empresa, aunque sean sustituidas por otras, no solo se pierde el conocimiento específico de la actividad que se ejerce, sino otro conocimiento fundamental. Aquel que se refiere al modo de funcionar de la organización, a las normas y procedimientos que se siguen, a las tácticas y estrategias que tienen, a las personas de la compañía, a las relaciones externas, etc. Es por ello muy importante difundirlo y traspasarlo, siguiendo siempre una metodología clara. A través de ella se marcarán, entre otras cosas  los plazos de tiempo, las pautas para realizarlo, se priorizaran los que deben transferirse primero y se identificarán las personas que deberán intervenir.

 

3. La adaptación al cambio como elemento de conocimiento necesario en las personas.

De forma reiterada una persona afronta cambios durante su vida, sea en el plano laboral, familiar, en el medio donde se encuentra, en su estado, etc. Hay muchos factores que inciden para que dicho proceso pueda realizarse bien o pueda llevarse a cabo de forma negativa. Cuanto mayor conocimiento se tenga sobre cómo afecta el cambio, mejor podrá determinarse la necesidad del mismo. Una vez que se decide abordarlo o que se hace inevitable, es necesario conocer qué hacer antes, durante y después de que se produzca. Saber qué cosas pueden suceder y qué medidas hay que tomar para abordarlo correctamente facilitará que el cambio se haga mejor y sea más rápido. Un mayor conocimiento nos ayuda a entender cada una de las situaciones que pueden producirse, a saber actuar y a adaptarnos más fácilmente a él. Al incrementar  la facilidad de adaptación, aumentamos las posibilidades de desenvolvernos mejor, familiarizándonos antes con la nueva situación y evitando con ello posibles rechazos y complicaciones. Aprender cómo adaptarse a los cambios, constituye pues una parte esencial del crecimiento y desarrollo de cualquier ser humano.  

 

4. El reconocimiento de la colaboración, la cooperación en el trabajo y la consecución del interés común, frente al interés individual y el personalismo.

Dado que los ámbitos de conocimiento se vuelven más específicos y variados, y debido a la mayor relación que existe entre ellos, las nuevas formas de trabajo han de orientarse hacia otros modelos diferentes. Modelos donde el liderazgo pierda peso en favor de una orientación instructiva, marcada principalmente por indicaciones y recomendaciones prácticas basadas en la experiencia y no por delimitaciones. Donde en la evaluación del desempeño exista una parte importante dirigida a fomentar la elaboración de ideas que mejoren las actividades y funciones que se ejercen. Donde exista un mayor reconocimiento al trabajo colaborativo, a la creatividad y al esfuerzo de aportar soluciones a problemas colectivos. Modelos en los que el reconocimiento individual de paso al reconocimiento de los méritos basado en la cooperación. Donde el incremento en el nivel de satisfacción en el trabajo sea un objetivo más en toda la organización y no un problema a solucionar a posteriori. Se hace pues necesario este cambio que repercutirá positivamente en el incremento del rendimiento y en la actitud de cada trabajador al sentirse más involucrado y realizado.  

 

5. El respeto y el equilibrio con el entorno actual y con las personas que conviven dentro de él.

El conocimiento bien gestionado, tiene un enorme potencial. Un nuevo conocimiento en la sociedad actual puede cambiar en poco tiempo la forma de actuar de millones de personas, a través de su difusión en las redes y medios de comunicación actuales. A medida que evolucionamos y tenemos más conocimiento, aumentamos nuestra capacidad de modificar el entorno donde vivimos e influir en las personas que viven dentro de él. Cada vez transformamos el mundo más rápidamente para satisfacer nuestras necesidades, para incrementar nuestro confort y bienestar y para la consecución de ciertos objetivos  económicos y de expansión. El problema de ello, es que muchas veces no se mide el efecto y las consecuencias que cada acción puede tener. Se olvidan los criterios de racionalidad y equilibrio con el fin de conseguir unos intereses particulares. Se tiende hacia una sociedad más consumista y desigual en lugar de más solidaria. Se lleva a cabo un trabajo excesivamente competitivo en lugar de un trabajo más colaborativo y mucho más comunicativo. Seguimos un ritmo tan acelerado que apenas tenemos tiempo de reflexionar cómo cambiarlo para mejorarlo. La gestión eficaz del conocimiento, promueve este cambio cultural para aprovechar uno de los mayores activos del ser humano: “el conocimiento” de forma racional, equilibrada, respetuosa y en pro del interés común.