Es imprescindible incorporar programas eficaces que eviten la pérdida de conocimientos que se produce cuando los empleados de forma involuntaria o voluntaria dejan la empresa.
Durante el año 2013 se jubilaron en España una gran cantidad de trabajadores, alcanzando una media superior a 10.000 personas cada mes. La mayoría de ellas contaban con una experiencia muy elevada en las actividades que realizaban. Estas bajas, como también las que se producen cuando los trabajadores optan por cambiar de empleo y marcharse a otras compañías, tienen consecuencias muy negativas en el funcionamiento de cualquier organización.
Si muchas empresas valorasen la reducción de productividad derivada del gap de conocimientos que se genera cuando los empleados dejan de manera obligatoria o voluntaria, su puesto de trabajo, se darían cuenta de la importancia de aplicar políticas corporativas para evitar que se produjera.
Tanto en los períodos de crisis como en los momentos de bonanzas económicas, el fenómeno de rotación de personal se incrementa y sus consecuencias son peores. En los tiempos de crisis, los frecuentes despidos y las reasignaciones en las funciones de los trabajadores, hacen que muchos conocimientos desaparezcan y no puedan aprovecharse por las personas que permanecen en la compañía.
De la misma forma, en los tiempos de prosperidad y auge económico, la mayor demanda de puestos de trabajo fomenta que los profesionales con mayor capacidad se vayan a trabajar a otros sitios que ofrecen mejores condiciones laborales. Aunque en algunas organizaciones se pone especial énfasis en mantener un nivel de rotación adecuado, se olvidan otros aspectos fundamentales. Cuando un empleado o varios se van, la calidad y la eficiencia del trabajo realizado por los demás se ven afectadas. De forma más notable cuanto más importante para el funcionamiento de la compañía es el conocimiento que se pierde y cuanta mayor dependencia se tiene de las personas que lo poseen.
En los casos en que se produce una sustitución, los procesos de selección de candidatos, conllevan también unos costes y unos tiempos determinados. Aún en las ocasiones que pueda encontrarse rápidamente una persona con un perfil idóneo y una experiencia semejante, sería necesario también un periodo de adaptación para que pueda ponerse al día sobre los asuntos pendientes, familiarizarse con el manejo de los sistemas o herramientas de trabajo, aprender las normas y procedimientos que se siguen, etc.
Tanto en las situaciones de bajas, como en las nuevas incorporaciones, se necesitan una serie de medidas que permitan retornar la situación al estado de normalidad lo antes posible. Es imprescindible para cualquier entidad elaborar un plan que gestione los cambios y que permita transferir el know-how de las personas que se van y por otra parte acelerar el aprendizaje de aquellos que entran.
Los programas de gestión eficaz del conocimiento establecen los procesos y procedimientos que deben aplicarse en cada uno de los diferentes casos. A través de ellos se identifican las personas cuyos conocimientos son claves para la empresa, así como el grado de dependencia existente dentro de la organización. Igualmente se evalúan los riesgos de que dichas personas puedan desvincularse de la empresa, analizando los principales motivos. Entre estos cabe destacar: la proximidad a la fecha de jubilación, el grado de satisfacción en el desempeño de las funciones, la percepción en el reconocimiento de los méritos, la conformidad con el nivel salarial, los problemas surgidos en los últimos meses que puedan motivar el deseo de cambios, etc. Conforme a los resultados obtenidos en el análisis se establecen las prioridades y plazos para traspasar los conocimientos que son más susceptibles de perderse.
Aunque a veces es difícil prever cuando una persona deja su trabajo, estos programas reportan en estos casos también una utilidad enorme, ya que tienen previstos unos protocolos de actuación inmediata, para que el nuevo empleado o en su defecto los trabajadores que se quedan, puedan ponerse al tanto de todos los temas y retomar con rapidez la actividad normal.
Estos programas engloban igualmente muchas otras medidas para acelerar los procesos de aprendizaje en las nuevas incorporaciones. Su eficacia es tan alta que pueden reducir en más de la mitad el período de adaptación necesario para que las personas que entran a formar parte de la compañía, puedan realizar las actividades con pleno rendimiento. A través de ellos, se gestionan mucho mejor los cambios y se evita de forma considerable la disminución de productividad consecuencia de las variaciones en la plantilla.
Las empresas, independientemente de su tamaño, deben concienciarse de la importancia de poner en práctica programas de este tipo, puesto que no existe mejor inversión que la que se utiliza para incrementar el conocimiento dentro de ellas. Ello, posibilitará tomar mejores decisiones y con toda garantía, trazar un camino mucho más recto para alcanzar el éxito.